ERP yazılımlarının işletme bünyesine uyumu, dikkatli yönetilmesi gereken bir geçiş sürecidir. Çünkü söz konusu süreçte zorluk ve engellerle karşılaşılması kaçınılmazdır. Bu engellere değineceğimiz yazımızda “İşletmelerde Başarısız ERP Uygulamalarının Nedenleri”ni paylaşıyoruz…
Başarısız ERP uygulamalarının nedenlerine geçmeden önce ERP konusunda detaylı bir şekilde hazırladığımız rehber içeriğimize göz atabilirsiniz. “Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Nedir? Avantajları Nelerdir?”
İşletmelerde başarısız ERP uygulamalarının nedenlerini aşağıda başlıklar halinde açıklamaya çalıştık;
Personellerin değişime ayak uyduramaması ve değişime direnç göstermesi ERP sistemlerinin başarıyla uygulanmasında önemli engellerden biridir. Dönüşüm sürecinde personelin yeni sisteme adapte olma sürecinin yönetilmesi başarılı bir geçişin en önemli aşamalarındandır. Bu geçişi ve adaptasyonu olumsuz yönde etkileyen personel yaklaşımlarının bazıları şunlardır: İş kaybı, performans değerleme ve ödül sisteminin değişmesi, sistemin personel günlük rutin işlerini zorlaştırması, başarısızlık korkusu, azalan sosyal önem, personelin yeni sistemin gereksiz olduğunu düşünmesi, personelin sistemin temel konseptlerini anlamaması vb.
İşletme yöneticilerinin ERP sistemini satın alma aşamasından sonraki süreçte aktif olmaması ve ERP’yi tamamen alt personele bırakması, ERP uygulamasında başarısızlığa sebebiyet vermektedir. Bu başarısızlığın engellenmesi için dönüşüm proje planında üst yönetimin yazılı onayı alınmalı, üst yönetim periyodik olarak gelişmeler hakkında bilgilendirilmeli ve proje planında yapılacak değişikliklerde de üst yönetimin onayına başvurulmalıdır.
ERP dönüşüm projesinin başarılı olabilmesi için ihtiyaçlar başlangıçta net bir şekilde belirlenmeli ve proje bütçesi doğru olarak oluşturulmalıdır. Aksi halde hatalı proje planı hazırlanması, gerçekçi olmayan beklentiler, proje içeriklerinin işletmenin her istediğini kapsayacak şekilde belirlenmesi ve proje bütçesinin hatalı belirlenmesi başarısızlığa neden olacaktır.
Proje ekibinde dönüşümü yönetip gerçekleştirebilecek personelin bulunmaması veya yetersiz olması geçiş sürecini olumsuz etkilemektedir. Bununla beraber ihtiyaçların net olarak belirlenememesi nedeniyle de süre ve finansal kayıplar yaşanmaktadır. Bu tür olumsuzlukların yaşanmaması için proje ekibinde yetkin personeller bulunmalı ve bu personellerin dönüşüm süreci boyunca değişmeden istihdam edilmesi sağlanmalıdır.
Dönüşüm projesinin tamamlanmasının ardından gerçek ortama geçilmeden önce test ortamında kullanıcılara deneme şansı verilmemesi veya test ortamında yapılan denemelerin yetersizliği projenin içerdiği hataların tespit edilmesini önlemekte ve proje başarısızlığa uğramaktadır. Bu başarısızlığın önlenmesi için test ortamında yapılan testlerin dikkatli yapılması oldukça önemlidir.
Sistemdeki verilerin doğru olmaması halinde kullanıcılar sistemden elde edilen bilgilere güvenmemeye başlayacaktır. Sisteme olan güvenin azalmasıyla birlikte kullanıcılar bilgileri manuel olarak elde etmeye çalışacak ve sistem fonksiyonelliğini yitirecektir. Bu süreç, satın alma ve kurulum aşamalarında önemli bir yatırım yapılmış ve zaman harcanmış olan ERP sisteminden elde edilen verilerin tamamen değersiz hale gelmesine kadar varabilmektedir. Bu durum ERP için yapılan bütün yatırımlarla birlikte projenin başarısızlığa uğramasına neden olacaktır.
Bütün uygulamaların dış kaynaklara teslim edilmesi ve danışman şirketin işletmenin bütün ihtiyaçlarını anlayamaması uygulama sonrasında danışmanlara bağımlı kalınmasına neden olabilmektedir. İhtiyaçların tamamıyla anlaşılmadan süreç ve prosedürlerin yazılım paketlerine göre değiştirilmesi, işletme içerisinde direnç yaratacak ve sistem geçişinin başarı şansı düşecektir. Başarılı bir ERP uygulamasında danışmanlar sadece kaynak olarak kullanılmalıdır.
Her uygulama belirli miktarda dış kaynak kullanımı, uzmanlık ve rehberlik gerektirmektedir. Dolayısıyla ERP uygulamasının başarıya ulaşması amacıyla bu kaynaklardan faydalanmak uzun vadede yapılacak harcamanın çok daha fazlasını getirecektir.
İşletme içerisinde kullanılan sistemin tamamen değişmesi personelin yeni sisteme yabancı kalmasına neden olmaktadır. Yeni sisteme geçişle beraber personellerin sistemin modüllerinin kullanımı konusunda eğitilmesi oldukça mühimdir. Bu aşamada eğitimin doğru tasarlanması ve modüllerin personellerin kolay anlayacağı şekilde anlatılması önemli olmaktadır.
