Günümüzde işletmeler rekabet ortamında ayakta kalabilmek ve varlıklarını sürdürebilmek için üç temel parametreye ihtiyaç duyar. Bunlar: kalite, verimlilik ve maliyettir. Bu üç parametreye son yıllarda hızlı karar verme de eklenmiştir. Kurumlar rekabette başarılı olmak için değişen iş koşullarını önceden tahmin etmek ve bunlara hızla yanıt vermek zorundadır. Bütün bunların yapılması için güçlü ve sağlam bilgi sistemlerine ihtiyaç vardır. Bu ihtiyacı ERP programları ile karşılamak mümkündür. Peki, Kurumsal Kaynak Planlama ERP nedir? Avantajları nelerdir?
ERP , bir kurumun finans, insan kaynakları, üretim, satış ve pazarlama gibi bölümlerini tek bir yazılım sistemi altında toplayarak değişik departmanların ortaklaşa veri paylaşımını sağlayan sistemlerdir. Bir başka ifadeyle ERP yazılımı, bir işletmede süregelen tüm bilgi akışının birleşip bütünleşmesini sağlayan ticari yazılım paketleridir.
ERP programları ile iş süreçleri tamamen birbirlerine bağlanmaktadır. Satış siparişi, üretim, satın alma, stok, sevkiyat, muhasebe gibi tüm birimler erp sistemi sayesinde iş süreçleri arasında veri akışı sağlayabilmektedir. ERP programları bir kurumda farklı kaynaklardan topladığı ortak verileri bir araya getirerek veriler arasında çıkabilecek yinelenen işlemleri ve karmaşaya engel olarak tüm kaynakların doğru bir şekilde işlenmesini sağlar.
ERP sistemleri ilk ortaya çıktığından bugüne kurumsal kaynak planlama ismi ile anılır ancak sistem bir kurum için tüm süreçleri yönetmesi nedeniyle esasen bir iş yönetimi yazılımıdır. ERP, müşteri ihtiyaçları doğrultusunda belirlenen siparişlerin alınması, siparişlerin imal süreci, yüklenmesi ve finans tarafından faturalandırılması gibi tüm işlemlerin toplandığı sistemlerdir. Ayrıca bir ERP programı ile insan kaynakları yönetimi de yapılabilmektedir.
Yani bir işletmenin planlama olarak ihtiyaç duyduğu tüm süreçleri yönetebilir ve verimliliği en üst düzeye taşıyabilir.
ERP yazılımı işletmeler tarafından ihtiyaç duyulan birçok modülden oluşmaktadır. Bazı yazılımlarda bu modüller opsiyonelken, bazılarında ise paket halinde verilebilir. Ayrıca Bilişim ERP gibi ERP programları özel entegrasyonlar ile de kuruma özel hale getirilebilir altyapılara sahiptir. Modüller şunlardır;
ERP sistemlerinin satış yönetimi modülünde işletmeler ürün/mamül siparişinin alınması, üretim, dağıtım ve teslimat gibi tüm süreci yönetebilirler. Özel gruplama seçenekleri ile müşteri kartları oluşturulabilir müşteriye özel işlemler bu bölümde takip edilebilir.
Stok yönetimi modülü ile işletmeler hammadde ve diğer mamüllerin depoya girişinden işlenmesi ve müşterilere ulaştırılmasına kadarki süreci kolaylıkla yönetebilirler. Kalite kontrol ve fason izleme işlemleri de yine modül sayesinde takip edilerek stok maliyetleri minimum düzeyde tutulması mümkündür.
Satınalma yönetimi modülünde şirketin ihtiyacı olan tüm malzeme hizmet vs. alımları takip edilir. Satınalma sürecinin tüm aşamalarının detayları ile yönetilmesi mümkündür. Satınalma ve diğer tanımlamalar, teklif işlemleri, sipariş işlemleri, tedarikçi değerlendirme işlemleri satınalma modülü ile yönetilir.
Üretim Yönetimi Modülü ürün tasarımı, malzeme ve kapasite planlama, üretim izleme, talep yönetimi gibi başlıkların yönetildiği modüldür. İşletmeler bu modül ile üretim aşamalarının tümünde faydalanırlar. Üretimde ortaya çıkan hataların minimize edilmesi, malzemelerin doğru kullanımı, kapasitenin doğru hesaplanması gibi işlemler firmaların verimliliğini artırması konusunda kritik bir öneme sahiptir. ERP yazılımlarının en fazla tercih edilen modülü Üretim Yönetimi modülüdür.
Bu modül ile şirketin borçları ve alacakları, vadeli işlemleri ve diğer tüm finansal hareketleri yönetilebilir. Modül içerisinde şirket genel muhasebe işemlerini yürütebilir, maliyet muhasebesini yönetebilir. Finans yönetimi modülü bütçe yönetimi de eksiksiz bir şekilde yönetilebilir.
Kalite yönetimi modülü ana yapıyı ortaya çıkaran prosedürler, talimatlar, teknik resim vb. belgelerin tanımlanmaları, dağıtımlarının ve revizyonlarının takibi ve belgelerle ilgili onay/görüşlerin kaydedilmesi işlemleri yapılır. Kalite yönetimi modülü ile kalite standartları kontrol altında tutulur. Standartlara uymayan aşamalar sistem tarafından tespit edilir. Stok, satış ve üretim modülleri ile birlikte çalışarak gerekli güncellemeleri otomatik yapar ve sistemin güncel kalmasını sağlar.
ERP içerisindeki insan kaynakları modülü ile işletmeler işe alım işlemlerinden, sicil-özlük, izin, kariyer planlama gibi süreçlerin tümünü kapsayan modüldür. Bu modül ile çalışanların tüm süreçleri kontrol altında tutulur. İnsan kaynakları modülleri şirketlerin ölçeğine göre sistemin içinde takip edilmek yerine kendi başına İK yönetimi sunan sistemler ile de takip edilebilir.
ERP modüller ürünün sahibi firmaların odak noktaları ve pazara çıkış amaçlarına göre değişiklik göstermektedir. Bazı alıcı firmalar ise kendi süreçlerine özgü temel ERP modüllerinin dışında kalan modüller talep ederler. Diğer opsiyonel veya sistem içerisinde bulunabilen modüller ise; Bakım Onarım Modülü, Maliyet Yönetimi Modülü, Tedarik zinciri modülü, Bütçe Yönetimi, Müşteri ilişkileri yönetimi şeklindedir
En temel seviyede bir ERP sistemi işletmenin tüm iş süreçlerini kontrol altına almaya ve yönetimi kolaylaştırmaya yarar. Şirketlerin iş süreçlerinde daha hızlı, daha etkin, daha verimli, daha kullanışlı, daha geniş yerlere ulaşan bir sistem kurma isteklerine cevap verebilen yazılımlar insandan kaynaklı hataları, sorunları, gecikmeleri, maliyetleri azaltmak mümkündür.
ERP, üretimde darboğazların giderilmesine, dağıtım kaynaklarının daha iyi planlanmasına, müşteri hizmetlerinin iyileştirilmesine ve stokların en iyi şekilde kullanılmasını sağlar.
ERP Neden Gerekli? sorusunun tam olarak cevabı işletmeniz için geleneksel yöntemler ile yönetilmesi imkansız olan satış, üretim, finans, kalite gibi birçok başlığı birbiri ile veri akışını sağlayarak hataları ortadan kaldıran ve verimi artırarak kontrol edebileceğiniz bütüncül bir yazılım ürünü olmasıdır. Bir işletme üretim yapıyorsa, müşterilerine doğru ürünleri hatasız bir şekilde teslim etmek istiyorsa, bütçesini kontrol altında tutmak istiyorsa, finans işlemlerini eksiksiz yapmak istiyorsa ve bu işlemlerin oluşturacağı karmaşayı ortadan kaldırarak ciddi verimsizliklerin önüne geçmek istiyorsa bir kurumsal kaynak planlama sistemine ihtiyaç duyacaktır.
ERP tarihçesi 100 yıldan daha eskiye dayanıyor. Kurumsal Kaynak Planlama anlamına gelen sistemin temelleri Ford Whitman Harris tarafından 1913 yılında geliştirilmiş ekonomik sipariş miktarı (EOQ) olarak bilinen üretim çizelgeleme sisteminin ilk kez kullanıldığı bilinmektedir. 1964 yılında ise EOQ sistemi bilgisayarlar ile birleştirelerek MRP Malzeme İhtiyaç Planlama çözümü geliştirildi ve ERP tarihinde önemli bir dönüm noktası oldu. MRP 1983 yılına kadar güvenilir bir üretim standardı olarak kullanılmaya devam edildi.
1983 yılında ise MRP II verilen üretim planlama sistemi geliştirilerek yeni bir dönem başladı. MRP II sistemleri yazılım mimarisinde modüler bir yaklaşım ile oluşturuldu. Ürün ağaçları, sözleşmeler, satınalma gibi temel üretim aşamaları da sisteme dahil edildi. MRP II sistemi ile birlikte ilk kez farklı birimler tek bir sistem üzerinden operasyonel ihtiyaçlarını karşılamaya başlamıştı. ERP 1970, 1980 yıllarında bilgisayar ve teknoloji gelişimine bağlı olarak insan kaynaklarından, finansal yönetime kadar birçok parametreyi içerisine dahil ederek gelişmeye devam etti. 1990’lı yıllarda ise artık bu sistemleri tanımlayan yeni bir isim ortaya çıktı: Kurumsal Kaynak Planlama.
90’lı yıllardan günümüze kadar yazılımlar yine teknolojik gelişmelerin takipçi oldular ve gelişmeye devam ettiler. Günümüzde bir ERP sistemi işletmenin tüm temel faaliyetlerini yönetebilecek sistemler olarak kullanılmaya devam ediliyor.
Mevcutta kullandığınız yöntemler ve sistemler eğer daha çok geleneksel yöntemleri barındırıyorsa müşteri ihtiyaçlarını karşılamakta zorluk çekmeniz kaçınılmazdır. Operasyonel süreçler karmaşa yaratmaya çok yatkındır ve bunun en iyi çözümü sistem kurmaktır. Sistemin kurulması ve kusursuz işlemesini ise günümüzde makineler üstelenebilir. Yazılım operasyonel süreçlerini yönetmeniz için en iyi yardımcınız olabilir.
Birbirinden bağımsız sistemlerin birlikte çalışmaları her zaman birkaç problemi ve verimsiz zaman yönetimini beraberinde getirmektedir. Farklı sistemler üzerinden ortak bir işi takip ederken veya bu sistemlerin birbirleri ile haberleşmesini istediğinizde bir kaosun içine sürüklenebilirsiniz. ERP programları birbirileri ile tek bir sistem içinde kusursuz çalışırlar.
Bir işletme için üretimden, finansa, insan kaynaklarından stok yönetimine birçok temel süreç vardır. Bu süreçler doğru ve sistemli yönetilmediğinde aksama meydana gelir ve bu işletme için büyümenin önüne geçen en büyük engeldir. Temel süreçlerin hızlı ve daha kolay yönetilmesi için Enterprise Resource Planning yazılımlarından faydalanmak sadece operasyonel bir yatırım olmaktan öte büyüme odaklı bir hamle olarak görülmelidir.
Üretim yapan şirketler için en önemli konulardan biri de fire durumunun üretim verimliliğini olumsuz yönde etkilemesidir. Üretimin fire durumu minimum seviyelere çekildiğinde ise verimliliğin arttığı görülebilir. ERP yazılımları bu görevi üstlenerek süreçlerini iyileştirmenize yardımcı olur.
