ERP yazılımları, işletme içerisindeki tüm bilgileri bir araya getirmeye yarayan ve kullanımı kolay olan sistemlerdir.

ERP’nin nasıl kullanılacağının belirlenmesi için öncelikle işletmenin ihtiyaçlarının ne olduğu ve neler istediğini analiz etmesi gerekmektedir. Bu süreçte kalifiyeli danışmanlar ile işbirliği yapılmalıdır. Daha sonrasında, amaç ve hedeflere en uygun ERP yazılımının satın alınması için yazılım firmalarıyla görüşmeler yapılmaktadır. Söz konusu görüşmelerde işletmenin beklentileri ile ERP yazılımının sağladıkları ve konuya yaklaşımları analiz edilir. Son aşamada ise satın alınan ERP yazılımının işletmeye uyarlanma süreci başlamaktadır.

Günümüzde ERP’nin Yeri

Bilgi çağının yaygınlaşması ile internet ve yazılım çözümleri neredeyse günlük yaşantımızın her noktasında kullanılır hale gelmiştir. Şirketlerin iş süreçlerinde artık daha hızlı, daha etkin, daha verimli, daha kullanışlı, daha geniş yerlere ulaşan bir sistem kurmaları gerekir. ERP sistemleri ile insandan kaynaklı hataları, sorunları, gecikmeleri, maliyetleri azaltmak mümkündür.

İşletmelerin ERP’ye yönelmeleri için birçok neden vardır. Aşağıdaki maddelerde bu nedenler sıralanmıştır;

• Küreselleşme ve uluslararası rekabet
• Bilgi teknolojisinin sağladığı yeni olanaklar
• Coğrafi olarak birbirinden uzak birimler arasında koordinasyonu sağlamak
• Tekrarlamalardan kaçınmak ve fonksiyonlar arasında entegrasyonu sağlamak
• Verilerin gerçek zamanlı kullanıma sunulması ile bilgi işlenmesini işletme içine yaygınlaştırmak 
• Üst yönetimin vereceği destek ve kararlılık 
• Maliyetleri azaltmak için müşterilerle bilgi değişimi ve sipariş alımını gerçekleştirmek 
• Yönetim raporlarının oluşturulmasını kolaylaştıran teknolojik kaynaklar sağlamak 
• Küreselleşme stratejisini desteklemek
• Rakipleri geçmek için yeni teknolojileri kullanmak 
• İş süreçlerinin standardizasyonunu sağlamak 
• Tedarik zincirini, stokları uygun seviyeye getirmek
• Esnekliği arttırmak 
• Faaliyetleri koordine etmek
• Stratejik kararları iyileştirmek
• Süreçlerde müşteri katkısını arttırmak
• Çalışan sayısını azaltarak verimliliği arttırmak 
• Eskiden kullanılan sistemi ve çoğalmış sistemleri tek bir sistem altında toplamak