İnsan kaynakları, bir işletmenin en önemli varlığı olan iş gücü niteliğini yönetmekten sorumludur. İşletmelerdeki çalışan sayısı arttıkça insan kaynakları yönetimini basit araçlarla yürütmek zorlaşmakta, profesyonel ekip ve araçlara ihtiyaç duyulmaktadır.

İnsan kaynakları süreçleri bilgisayarın hayatımıza yeni girdiği zamanlarda kağıt kalemle manuel olarak takip edilmekteydi. Bu durum söz konusu süreçlerin takibini ve yönetimini oldukça zorlaştırmaktaydı. Daha sonrasında bilgisayar kullanımının yaygınlaşmasıyla birlikte Excel gibi programlarda personel bilgileri tutulmaya başlandı. Ancak insan gücü ve teknoloji gelişiminin hızla artması her alan gibi insan kaynaklarını da etkilemiştir. Bu doğrultuda geliştirilen İK yazılımları, hem işletmelerin idari süreçlerini yönetmekte hem de şirket çalışanlarının verimliliğini, etkinliğini, performansını ve işletmeye olan katkısını artırmaktadır.

İK yazılımları ile işe alım, özlük yönetimi, izin takibi, bordro yönetimi gibi tüm özellikler tek bir uygulamadan yönetilebilmektedir. Bir başka deyişle, insan kaynakları yazılımları insan kaynakları departmanının işlerini kolaylaştırmaktadır.

İnsan kaynakları yazılımları, insan faktörünün işletme hedefleri doğrultusunda verimliliğini ve etkinliğini artırmak amacıyla en iyi şekilde yönetilmesi, geliştirilmesi ve motive edilmesi için geliştirilmektedir. Git gide çeşitliliği artan iş dünyasında yeniliklere kapalı olan hiçbir işletmenin başarılı olma olanağı yoktur.

İnsan kaynakları yazılımı, bir kurumda çalışan personellerin eğitim, ücret, yetenek, tecrübe, kıdem ve performanslarını içerir. Dolayısıyla insan kaynakları yazılımı personelleri daha iyi tanımayı sağlar, bilgi ve becerilerine göre işletme içerisindeki farklı işlerde onlardan yararlanabilme imkanı sunar.

Aynı zamanda, insan kaynakları yazılımlarıyla birçok iş başvurusu arasından doğru ve istenen adayı bulmak için dosyalar içinde hızlı arama yaparak özelliklere uygun adaylara kolayca ulaşabilmektedir. Yani, insan kaynakları yazılımlarının işletmeler için birer “bilgi bankası” fonksiyonunda olduğunu söylemek mümkündür.