İnsan kaynakları yazılımlarının sisteminin hızlı ve kolay olması yöneticilerin bu sistemi tercih etmelerine ve insan kaynakları araçlarını yaygın olarak kullanmalarına neden olmaktadır. İnsan kaynakları yazılımları, rutin faaliyetleri elimine ederek zamandan tasarruf ettirmekte ve bu şekilde İK departmanı çalışanlarının izlemeleri gereken plan ve stratejilere odaklanmalarına yardımcı olmaktadır. İnsan kaynakları biriminin bu görevleri yerine getirebilmesi için doğru yazılımı seçmek oldukça önemlidir. Aşağıdaki maddelerde İK yazılımı seçerken dikkat edilmesi gerekenler açıklanmıştır.

İşe alım yönetimi: Bu modül; adaya ait her türlü bilgi tutulabilmesini, mülakat ve referans görüşme sonuçlarının girilebilmesini sağlar. Maaş bordrosu, performans değerlendirmesi, personel veri tabanından ancak çalışanlar var olduğunda bahsedilebilmektedir. Bu nedenle işe alım modülü insan kaynakları yazılımı seçerken dikkat edilmesi gereken birincil özelliklerdendir.

Personel yönetimi: İnsan kaynakları departmanının çalışanlarla ilgili adres, öğrenim, nüfus, öğrenim, önceki iş deneyimi vs. bilgilerini tanımladığı modüldür. Bütün bilgiler merkezi ya da lokal bir sunucuda depolanabilmelidir. Aynı zamanda bu modülde yöneticiler de çalışanlarının özlük bilgilerini görüntüleyebilmektedir.

Bordro yönetimi: İşletme çalışanlarının bordro hesaplatma işlemlerinin yapıldığı modüldür. Bununla birlikte işletme çalışanlarının da bordrolarını görüntülemesini sağlar. Dolayısıyla bu modül, insan kaynakları yazılımlarının önemli bir parçasını oluşturmaktadır.

İşe devam performansı yönetimi: İnsan kaynakları teknolojilerini kullanarak işe devamlılık kontrolünü sağlamayı amaçlayan modüldür. Dolayısıyla İK yazılımları kullanılarak işe devamlılık yönetimi detaylı bir veri tabanı desteğiyle sürdürülebilmektedir.

E- posta bildirimleri: Kapsamlı ve iyi entegre edilmiş e- posta hizmetiyle personellerin işletme içinde olup bitenlerden ve gelecekteki aktivitelerden haberdar olmasını sağlanır. Ayrıca bu hizmetle, hem çalışanlar hem de insan kaynakları personeli doğum günlerini, eğitimleri, sektörel bilgileri takip edebilmektedir.

Personel self-servisi: İstediğiniz içerikte sonsuz personel bilgisini güvenli, esnek ve ulaşılabilirliği kolay bir şekilde takip edebildiğiniz modüldür. Ayrıca bu modülde personeller İK ‘nın izin verdiği ölçüde ve iş akışı doğrultusunda bilgi girişi yapabilir, değiştirebilir ya da görüntüleyebilir, yöneticiler de bağlı çalışanların özgeçmişine erişebilir.

Performans yönetimi: Yetkinlik, hedef ve sorumluluk bazlı performans değerlendirme işlemlerinin yapıldığı modüldür.   Bu modülün kullanılmaya başlanmasıyla manuel olarak yapılan performans değerlendirmelerinin oluşturduğu zaman kaybı ortadan kalkmıştır.

Muhasebe: İnsan kaynakları yazılımlarının bütçelendirme özelliği finansal enformasyon bakımından oldukça önemlidir. Bu sayede işletme yöneticileri daha güvenilir bütçeler ve etkin senaryolar oluşturabilmektedir.

Güvenlik ve uyum yönetimi: İnsan kaynakları bağlantılı hukuki düzenlemeler hayli fazla evrak ve takip işi anlamına gelmektedir. İnsan kaynakları yazılımları, personelin gereken uygunlukta rapor oluşturmasına yardımcı olmaktadır. Bunun sonucunda da iş akışında herhangi bir aksama olmamakta ve şirketin verimliliği artış göstermektedir.