İnsan kaynakları yazılımlarının seçimi ve kapsamı işletmenin büyüklüğüne göre yapılmaktadır. Her bir teknolojik gelişme mevcut sistemleri etkilemektedir ve seçim sürecini farklılaştırmaktadır. İnsan kaynakları yazılımları, İK işlevinin performansını etkilemektedir ve günlük çalışmalarının verimliliğini artırmaktadır. Bir başka ifadeyle, istenilen anda hızlı bir şekilde bilgiye ulaşma imkanı sağlamaktadır.

İnsan kaynakları yazılımları gittikçe daha çok işletmenin ilgisini çekmektedir. Fakat İK yatırımcılarına ihtiyaç var mı, varsa hangi yazılım seçilmeli? vb. sorular karar verici yöneticilerin kafasını karıştırmaktadır. Bununla birlikte çözüm sunan firmaların çokluğu da konuyu karmaşıklaştırmaktadır.

İK yatırımları geniş kapsamlı, uzun süre alacak ve yüksek maliyet gerektirecek stratejik bir yatırımdır. Belli bir ilerlemeden sonra dönüşü çok zor olmaktadır. Her an büyük kaynak israfına neden olarak, sonuca ulaşmadan durabilecek özellikte bir projedir. Bunun için ilk aşama çok önemlidir. Başlangıçta hedeflerin, ne istenildiğinin, nereye varılacağının çok iyi bilinmesi gerekmektedir.

Bir işletmedeki insan kaynakları yazılımlarının varlığı ve etkinliği özellikle stratejik nitelikli İK işlevlerini üstlenen günümüz İK yöneticilerinin de başarılarını belirleyecektir. Bu amaçla işletmede kurulacak olan sistemin işletmenin amaçları doğrultusunda tasarlanması ve uygulamaya geçirilmesi için gerekli olan bazı adımlar vardır. Aşağıdaki maddelerde bu adımlar özetlenmiştir.

• Mevcut sistemin incelenmesi
• İK bilgi önceliklerinin geliştirilmesi
• Yeni sistemin geliştirilmesi
• Sistemin denetimi ve güncelleştirilmesi

İnsan kaynakları yazılımı seçim sürecinin başarıyla sonuçlanması için belli bir plan dahilinde ilerlemesi gerekmektedir. İşletme ihtiyaçları belirlendikten sonra yatırım kararı ve kurulum öncesi tüm onaylar alınır. Ardından proje ekibi seçilir ve mevcut durumdaki sistem incelenir, gereksinim analizi yapılır, süreçler gözden geçirilir ve tekrardan tasarlanır, birimler arası bilgi ve malzeme akışı belirlenir, performans ölçütleri, zaman planı, maliyetler, riskler ve faydaların simülasyonu yapılır, potansiyel firmalar araştırılır, alternatifler değerlendirilir, pilot çalışma yapıldıktan sonra uygun firma seçilir ve gerçek hayata geçiş yapılır, paralel olarak da kullanıcı dokümanları hazırlanır ve danışmanlık eğitimleri gerçekleştirilir. Son aşamada proje sonuçlandırılır ve başarı değerlendirmesi yapılır.

İK Yazılımlarının Kurulumundaki Kritik Başarı Faktörleri

İK yönetimine karar sürecinde destek sağlayacak İK yazılımlarının tüm İK işlevlerine dönük bütünsel bir yapıya sahip olması gerekir. İK yazılımlarından, İK planlaması işlevinden başlayarak ilişkili tüm işlevlerde sistemin yeterliliği ve örgütün amaçları doğrultusunda belirli ölçülerde yararlanmak mümkündür.

Aşağıda İK yazılımlarının kurulumundaki kritik başarı faktörleri 5 başlık altında gruplandırılmıştır.

Etkinlik: İK operasyonlardaki maliyetleri düşürmek

Verimlilik: İK hizmet kalitesini artırmak

Sistem Kullanımı: İK yazılımlarının günlük çalışmaların bir parçası olması

Kullanıcı Memnuniyeti: Kullanıcıların İK yazılımından memnun kalması

Teknoloji Kalitesi: İK sistemlerinde teknoloji mükemmelliği sağlamak

İK Yazılımlarının Kurulumunda Dikkat Edilmesi Gereken 10 Madde

• Çalışmanın kapsam ve hedefinin belirlenmesi
• Üst yönetim desteğinin alınması
• Farklı departmanlardan yetkin çalışanlar ile proje grubunun belirlenmesi
• Sistem olanaklarının irdelenmesi ve süreçlerin yapılandırılması
• Sistemi daha önce uygulamış olanlardan referans alınması
• Amaç doğrultusunda süreçlerin iyileştirilmesi
• Yeni teknoloji çözümlerin incelenmesi ve katma değer yaratacak süreçlerin belirlenmesi
• Kurulumun aşama aşama yapılmasının sağlanması
• Müşteriler için örnek uygulamaların yapılması
• Tedarikçi ile yakın ilişkide bulunulması ve danışmanlık desteğinin sağlanması

İnsan kaynakları yazılımları, seçim ve uygulama süreçleri düzgün olmak koşuluyla her işletme için fayda sağlayacak özelliktedir. Maliyetler satıcı firma, kullanıcı sayısı, kurulacak yapının büyüklüğü ile doğru orantılıdır. Maliyet oluşturabilecek tüm kalemleri şu şekilde sıralayabiliriz: yeni donanım (bilgisayar, sunucu, dahili ağ), yeni yazılımın lisans bedeli, ek yazılım, kurulum, personel (bu iş için görevlendirilen geçici veya mevcut), verilerin toplanması ve sisteme girilmesi / uyarlanması, yedekleme maliyeti, geliştirme, donanım bakımı, yazılım bakımı, danışmanlık, eğitim, dokümantasyon, son kullanıcı masrafları (öğrenme), çalışan kültürünün değişmesi, yönetimin konuyla ilgili harcadığı zaman, yeniden yapılanma, organizasyon yapısının yeniden oluşturulması, şirket stratejisinin yeniden tasarlanması, değişime karşı gizli direnç, güvenlik, fiziksel altyapı (bina, hacim, enerji, havalandırma, mobilya), sistem işletim giderleri, eleman kaybı.