İnsan kaynakları yazılımları, teknolojideki hızlı gelişmeler ve bilgisayarların iş yaşamında etkin olarak kullanılmasıyla birlikte insan kaynakları yönetim sisteminde gelinen en son nokta olmuştur. Birçok işletme artık insan kaynaklarına ait bilgileri sağlamak ve işlemek için insan kaynakları yazılımlarını kullanmaktadır. İnsan kaynakları yazılımları, işletmeleri insan kaynakları biriminin işlerine harcanan zaman ve diğer masrafların çoğundan kurtarmakla birlikte istenilen bilgilere anında ulaşılmasını ve bilgilerin düzenli olarak raporlanmasını sağlayarak işletme yöneticilerinin ve İK uzmanlarının İK’nın stratejik konularına yoğunlaşabilmesine destek olmaktadır.

İnsan kaynakları yazılımları, basitçe, insan kaynakları hizmetlerini geliştirmek, insan yönetimine yardımcı olmak üzere tasarlanan gerçek zamanlı, bilgi tabanlı, self servis, etkileşimli iş çevresi sağlayan araçlar olarak tanımlanabilir. Bu yazılımlar kapsamında farklı fonksiyonel departmanlar İK’dan bağımsız olarak istedikleri ilgili veriye ulaşabilmekte ve gerek duydukları analizleri yapabilmektedir. Bununla birlikte insan kaynakları yazılımları, İK bilgi sistemlerinden sadece İK departmanı çalışanlarının değil tüm çalışanların hatta işe alım gibi modüllerde potansiyel adayları da içerecek şekilde tüm kişilerin yararlanabileceği bir çalışma biçimini ifade etmektedir.

İnsan kaynakları yazılımları kullanımı kurum içi bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin kullanımının artması ve işletme içi ağlarda bilgi portalı oluşturulmasıyla hız kazanmıştır. Bu sayede bürokrasinin azalması, kağıtların ortadan kaldırılması ve maliyetlerin düşürülmesinde büyük faydalar elde edilmiştir. Çalışanlar elektronik ortam aracılığıyla kişisel bilgilerine anında erişebilmekte ve gerekli değişiklikleri yapabilmektedir. Böylelikle de geleneksel anlayış içerisinde uygulamada hakim olan personel dosyası ve bu dosya üzerinde işlem yapan personele olan ihtiyaç kalmamaktadır.  

İK yazılımları; işletmelerdeki rutin işlerin azalmasına ve otomatizasyona gidilmesine, iş verimliliğinin ve hizmet kalitesinin artırılmasına, insan kaynakları iç ve dış aktivitelerin entegre edilmesine, farklı lokasyonlardaki sistemlerin merkezileştirilmesine, insan kaynakları bilgilerinin karar verici olmasına ve stratejik iş ortağı olarak görevini sürdürmesine olanak sağlamaktadır.

İK yazılımları, insan kaynakları yönetimindeki insan unsurunu güçlendirerek personellere kendi kariyerlerini planlama konusunda yeni fırsatlar sunmaktadır. Personellerin becerilerini geliştirmek için ihtiyaç duydukları araçları sağlayarak kişisel gelişim, bilgi ve yetenekleri doğrultusunda ilerlemelerine yol göstermektedir.

İnsan kaynakları biriminin etkinliği, bilişim teknolojilerinden yararlandığı ölçüyle doğru orantılıdır. Bunun anlamı ise işletme kültürünün el verdiğince, kademeli olarak İK yazılımı uygulamalarına geçmektir. Çünkü bu uygulamalar kurum kültürünü etkileyerek yeni uygulamaların yürütülmesine zemin hazırlayacak niteliktedir.

Üretim, pazarlama ve finans yönetiminde olduğu gibi personel yöneticileri de insan kaynaklarını planlamak, yönetmek, örgütlemek ve kontrol etmekle yükümlüdür. Bu sebeple, personel yönetimi işletmeler için vazgeçilmez bir parça niteliğindedir. İK yazılımlarıyla birlikte klasik personel politikalarının yönetimi yerini eğitim ve geliştirmenin yer aldığı, stratejik konuma sahip bir yapıya devretmiştir.

İş süreçlerinde bilgisayar kullanımının yaygın hale gelmesiyle daha önce manuel olarak sürdürülen tekrarlı ve zaman alıcı birçok iş de bilgisayar ortamına aktarılmaya başlanmıştır. İK uygulamalarında ilk önce personel kayıtları ve bordrolama işlemleri bu süreçlere dahil edilmiş,  daha sonrasında da birçok İK süreci bilgisayar ortamına taşınmıştır. Bilişim teknolojisindeki gelişmelerin artması ve bu gelişmelerin İK yönetimine yansıması İK yazılım sistemlerinin geliştirilmesi yönünde olmuştur.

İK yazılımları artan ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olarak modüler yapıda tasarlanmaktadır. İşletmeler İK departmanlarının ihtiyaçları ile diğer departmanların ihtiyaçlarını bütünleşik olarak değerlendirilmekte ve gerekli gördükleri modülleri sistemlerine ilave ederek bilgi sistemlerini yenilemektedir.