Günümüzde bilgi sistemleri, işletmelerde doğru kararlar alınmasında kullanılan ve teknolojiyle iç içe yapılandırılmış olan sistemlerdir. İşletmeler söz konusu bilgi sistemlerinden; daha iyi güvenlik, daha iyi hizmet, rekabet avantajları,  daha az hata, daha yüksek doğruluk, daha yüksek ürün kalitesi,  daha çok iletişim,  artan etkinlik, artan verimlilik, daha etkin yönetim, daha çok fırsat, azalan çalışan ihtiyaçları, azalan maliyetler, finansal kararlarda daha üstün başarılar, operasyonlar üzerinde daha başarılı denetim, daha başarılı yönetsel karar alma şeklinde faydalar beklemektedir.

İnsan kaynakları yazılımları, personel seçiminde başvurular arasında en uygununu seçmede yardımcı olurken işe alınacak veya halihazırda eldeki personele uygulanmış veya ihtiyaç görülen eğitimlerin yapılması için meydana gelecek zaman kayıplarını ve çıkacak maliyetleri düşürecektir. Bununla birlikte, personel fazlalığı veya azlığı kolaylıkla tespit edilebilecek, iş başvurusu yapan adaylardan istenen yeterlilikte olanlar seçilerek personel ihtiyacı kısa zamanda çözümlenecektir.

İnsan kaynakları yazılımları ile tüm mali tablolar karşılaştırmalı olarak görülecek, yeni mali politikalar oluşturmada kolaylıklar sağlayacak, böylece finansal karar daha az riskle, daha doğru daha kolay alınacaktır. Ayrıca, personele ait her türlü mali işlemler kolaylıkla idare edilebilecektir.

İnsan kaynakları yazılımlarında elde edilen bilgiler istenildiği kadar saklanabilir, istenildiğinde kullanılabilir. Yeni bilgiler eklendikçe değişim gözlemlenebilir, ihtiyaçlar daha kolay tespit edilebilir, öncelikler, kararlar hata riski azalacağından daha etkili ve zaman kaybı olmadan yapılabilir.

İnsan kaynakları yazılımları ile çalışanların performansları kolaylıkla ölçülebilecek, ihtiyaç halinde terfiler karşılaştırmalı olarak kıyaslanabileceğinden kolaylıkla yapılabilecektir. Rekabete girdiği örgütler hakkında toplanılan bilgilere ilgili yönetim kademesi en kısa zamanda ulaşabilecek, stratejiler kısa zamanda belirlenecek, uygulanacaktır. Yönetim birimleri arasında iletişim daha etkili ve verimli olmasını sağlayacak hataların azalmasına neden olacaktır. İşletmenin herhangi bir birimindeki faaliyetlerin tespitinde ve de düzene konmasında ve uyumun sağlanmasında kolaylık sağlayacaktır.

İK Yazılımlarının İK Fonksiyonları Bazında Kullanılan Bazı Modülleri

• İşletmelerin tamamı özlük işleri, sicil işlemleri ve sağlık işlemleri ve istihdam edilen personelin takibi gibi idari konuları İK yazılımları yardımı ile gerçekleştirmektedir.
• İK yazılımları içindeki eğitim fonksiyonu modülünü kullanan işletmelerin oranı %80’dir. Bu modülün özellikle işletme içi eğitim programlarının planlanması, izlenmesi, raporlanması ve eğitime katılacakların davet edilmesi ile işletme dışındaki eğitimler için harcırah belirlemede kullanıldığı belirtilmiştir.
• Kariyer yönetimi modülünü kullanan işletmelerin oranı ise %60’tır. Burada dikkat çekici olan kariyer yönetimi ile ilgili olarak mevcut durumla ilgili bilgiler yoğunlaşırken bu bilgilerin gelecekteki kariyer noktalarına yönelik net bilgiler içermediğinin belirtilmesidir.
• Ücret yönetimi uygulamalarını İK yazılımı yardımı ile gerçekleştiren işletmelerin oranı %46,7’dir ve buna karşılık iş değerleme modülünü kullanan işletmelerin oranı ise %53,3’tür. Burada dikkat çekici olan iş değerleme modülü ile ücret yönetimi modülünü birlikte kullanan işletmelerin sayısının sınırlı olmasıdır.
• Son olarak performans yönetimi modülünü kullanan işletmelerin oranı %66,7’dir. Bu durumun nedeni olarak insan kaynakları politikalarındaki çeşitlilikten dolayı belli performans standartlarının oluşturulamaması gösterilmiştir. İşletmeler bu sorunu aşmak amacıyla işletmeye özgü ve maliyeti daha yüksek İK sistemlerinin gerekliliğine yanıt vermek ya da İK yazılımlarının performans yönetimi modülünü kullanmayarak yönetici bazlı performans değerleme yapmak durumları ile karşı karşıya kalmaktadır.