Bilişim teknolojilerinin tüm işletme faaliyetlerinde yoğun bir şekilde kullanılmasıyla birlikte işletmeler, teknolojiyi etkili bir biçimde kullanabilmek için yeniden yapılanmak durumunda kalmışlardır. Bu yeniden yapılanma dönemiyle birlikte insan kaynakları yönetimi de söz konusu gelişmelere kayıtsız kalamamıştır. Bilhassa da dijital çağın etkileri ile birlikte insan kaynakları yönetiminin teknoloji ile bütünleşerek farklılaştığı görülmektedir. Başka bir deyişle, İK faaliyetleri için kullanılan araçlar farklılaşmıştır.

İşletmelerde insan kaynakları, verimliliğin ve kalitenin anahtarı niteliğindedir. Bununla birlikte insan kaynakları, rekabet avantajı elde edebilmek için işletmelerin en önemli kaynağıdır. Bu nedenle insan kaynakları yazılımları da bu kaynaktan en etkin şekilde yararlanmak, onu geliştirmek ve belirlenen hedeflere ulaşabilmek için ileriye atılmış önemli bir adımdır denilebilir.

Son yıllarda giderek önem kazanmaya başlayan İK yazılımları insan kaynakları yönetiminin temel işlevleri arasında kabul edilmektedir. Bu sistemler, İK departmanının öncelikli amaçlarının gerçekleştirilmesinde kullanılan sistemlerdir.

İK Süreçlerinde Bilgi Teknolojilerini Kullanmanın Faydaları

İşveren Açısından Faydaları

• İstenilen bilgiye hızlı erişim,
• Özgeçmişleri standart formatta alma,
• 7 gün 24 saat ilan yayınlatma,
• Firmaların tanıtım imkanları,
• Gereksiz zaman kayıplarında azalma,
• İşe alınan kişi başına düşen maliyetlerde azalma,
• Her zaman güncel bilgiye erişebilme,
• Nitelikli adaylara doğrudan ulaşabilme olarak sıralanabilir.

Personel Adayları Açısından Faydaları

• Firma seçiminde kolaylık,
• 7 gün 24 saat kolay ulaşım,
• Başvuru maliyetlerinden tasarruf,
• Özgeçmiş bilgilerini güncelleyebilme,
• Aktif veya pasif olarak iş arayabilme,
• İstenen firmalara karşı özgeçmişin gizli tutulabilmesi olarak sıralanabilir.

İK Yazılımlarının Etkinliğini Azaltan Faktörler

• Açık olmayan amaç ve politikalar,
• Yanlış ürün /satıcı seçimi,
• Düşük düzeyde kullanıcı içeren yazılım sistemleri,
• Yönetimin gerçekçi olmayan beklentileri,
• İnsan kaynakları kayıtlarına ilişkin eksiklikler,
• Esneklik ve uyum eksikliği,
• İnsan kaynakları yazılımlarının özelliklerini yanlış anlama,
• İnsan kaynakları ve bilgi sistemleri arasındaki zayıf iletişim,
• İnsan kaynakları yazılımlarının yanlış değerlendirilmesi olarak sıralanabilir.