Bilindiği üzere bir iş bulup çalışmaya başlamadan önce çalışılacak iş yeri işçiden bazı belgeler istemektedir. Nüfus cüzdanı, fotoğraf, adli sicil kaydı, sağlık raporu gibi belgeler bunlara örnektir. Ancak sadece işe alınma esnasında değil bunun yanında; işe alınan işçinin özelliklerine, çalışacağı işin niteliklerine, çalışırken ve işten ayrılırken de işveren tarafından istenen resmi bazı belgeler vardır. Bu belgeler temin edildikten sonra personel özlük dosyalarında muhafaza edilmektedir. Peki, nedir bu özlük dosyası? Nasıl hazırlanmalıdır?
Kısaca tanımlayacak olursak özlük dosyası, işletmelerin insan kaynakları departmanlarının personel alımı esnasında personelden istediği belgeler ile personelin çalıştırılacağı süre boyunca ıslak imzalı olarak bulundurması gereken belgelerin olduğu bir nevi çalışan kayıt dosyasıdır.
İşletmelerin özlük dosyası düzenlemesi 4857 sayılı kanunun 75. Maddesi ile zorunlu hale getirilmiştir. Bu sebeple işverenler de ilerleyen zamanlarda herhangi bir sorun yaşamamak için her personelle ilgili evrak ve belgelerin bulunduğu özlük dosyaları düzenlerler. Aynı zamanda özlük dosyası personellerle ilgili bilgi ve belgelere hızlı ulaşılmasını sağladığından dolayı İK departmanlarının iş yükünü de hafifletmektedir.
Özlük dosyası çalışanın sadece işe giriş aşamasında hazırlaması gereken belgelerden oluşmaz. Bunun yanında çalışanın çalıştığı süre boyunca kullandığı izinlere dair izin formları, raporlar, resmi evraklar, uyarı ya da disiplin cezaları gibi çalışanın işiyle alakalı her hareketin ve her değişikliğin belgelendiği bir kayıt dosyasıdır. Bir başka ifadeyle özlük dosyası, hem çalışanın o şirkette çalıştığını kanıtlar hem de orada çalıştığı süre boyunca işverenle kurduğu iş ilişkisiyle ilgili tüm evrak, belge ve yazışmaları içerir. Bundan dolayı özlük dosyasının güncel olarak muhafaza edilmesi oldukça mühimdir.
Personel özlük dosyalarının nasıl tutulacağıyla ilgili resmî bir zorunluluk bulunmamaktadır. Dolayısıyla her işletme içeriği tam olmak şartıyla personel özlük dosyalarını hangi şekilde hazırlayacağına kendisi karar verebilmektedir.
Özlük dosyasında bulunması gereken belgeleri; işe alım, işçinin özelliği, işin özelliği, çalışmaya devam ederken ve işten ayrılırken olmak üzere beş gruba ayırarak aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
| 1. İş teklif formu | 12. Diploma fotokopisi |
| 2. İş başvuru formu veya İş başvuru dilekçesi | 13. Adli sicil kaydı |
| 3. İş sözleşmesi ( Belirli, belirsiz, kısmi süreli vb.) | 14. Evlilik cüzdanı fotokopisi |
| 4. Özgeçmişler | 15. AGİ Aile durumunu gösterir belge |
| 5. Referans mektupları | 16. Bakmakla yükümlü olunanların kimlik kartı fotokopileri |
| 6. Nüfus cüzdanı fotokopisi | 17. Askerlik durumunu gösteren belge |
| 7. Nüfus kayıt örneği | 18. SGK İşe giriş bildirgesi |
| 8. İkametgah belgesi | 19. SGK Kimlik kartı fotokopisi (Daha önce sigortalı çalışanlar için) |
| 9. Sağlık raporu | 20. İşçi kimlik bilgileri |
| 10. Kan grubu kartı | 21. Hizmet belgesi (En son çalıştığı işyerinden) |
| 11. Vesikalık fotoğraf | 22. Kümülatif vergi matrahı (En son çalıştığı işyerinden alınacak) |
| 1. Uzmanlık işi gerektiren işler için (Sertifikalar, Ustalık belgeleri, Katılım belgeleri vb.) |
| 2. İhtisas gerektiren işler için (Bonservis belgeleri) |
| 3. Teşvikten yararlanıyorsa teşvik indiriminden yararlandığını gösteren belge |
| 4. İşçi engelli ise engelli olduğunu gösteren sağlık raporunun fotokopisi veya aslı |
| 5. Sakatlık indiriminden yararlanacak işçi için Gelir İdaresi Başkanlığından alınmış indirim yazısı |
| 6. Engelli işçinin İŞKUR müracaat evrak kaydı |
| 7. Eski hükümlü işçiler için İŞKUR müracaat evrak kaydı |
| 8. Terör mağduru işçi için İŞKUR müracaat evrak kaydı |
| 9. Şoför işçi için ehliyet fotokopisi |
| 10. Yabancı işçiler için (Çalışma izin belgesi) |
| 11. İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvakatnamesi |
| 1. Teslim edilen araç ve gereç varsa bunlara ait zimmet belgesi | 4. Ağır ve tehlikeli işlerde çalışacak işçi için alınacak zorunlu sağlık raporu |
| 2. İşin niteliğine uygun muayene raporları | 5. Ağır ve tehlikeli işlerde çalışan işçilerin bilgilerini gösteren liste |
| 3. Periyodik sağlık kontrolü gösteren işler için sağlık raporları | 6. İşçi vardiyalı çalışıyorsa haftalık çalışma saatlerini gösteren çalışma süreleri |
| 1. Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri |
| 2. Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri |
| 3. İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar |
| 4. İstirahat ve iş göremezlik raporları |
| 5. İmzalı bordrolar/ücret pusulaları |
| 6. Ücret kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler |
| 7. Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları |
| 8. Performans değerlendirme formları |
| 9. İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri |
| 10. İş kazası tutanağı |
| 11. Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge |
| 12. İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar |
| 1. İstifa dilekçesi | 6. İhbar tazminatı bordrosu |
| 2. SGK İşten çıkış bildirgesi | 7. Çalışma belgesinin bir sureti (İşten ayrılan işçi için) |
| 3. Fesih bildirimi | 8. İhbarname (İşten ayrılan işçi için) |
| 4. Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan tutanak ve belgeler | 9. İşçiye noter aracılığı ile yapılan bildirimler |
| 5. Kıdem tazminatı bordrosu | 10. Hizmet belgesi (İşten ayrılan işçiye işveren tarafından verilir) |
SONUÇ
Yukarıda görüldüğü gibi sadece işe alım esnasında değil işçi alındıktan sonra da belirli bazı belgelerin takibinin yapılıp saklanması gerekmektedir. Bu sebeple özlük dosyaları, güncel ve eksiksiz olarak saklanmalıdır. Özlük dosyalarının eksikliklerinin giderilerek sürekli güncel halde olması, insan kaynaklarına ve firmaya ilerde yapılacak denetimlerde kolaylık sağlayacaktır.
