Kurumsal olsun ya da olmasın çalıştığımız şirket ve işletmelerde belirli bir saat karşılığında belirli bir ücret alarak iş yaşantımızı devam ettiririz. Personellerin hangi saatlerde çalışacağı, hangi günler izinli olacağı ne kadar ücret alacakları ve tüm bunların takibini yapmak işletmeler için oldukça önemlidir. Çünkü yaşanacak ufak bir sorun büyük krizlerin oluşmasına neden olabilir. Personellerin ve işletmenin oluşan aksaklık ve düzensizliklerden dolayı yaşayacakları durumlar müşteri memnuniyetini de olumsuz etkileyerek bir süre sonra işletmenin değer kaybetmesine ve büyük krizlerin oluşumuna neden olacaktır. Finansal sorunlar ve marka değerinin düşmesinin yaşanmaması için şirket ve işletmelerin belirli çalışma koşulları ve düzenlemeleri uygulaması gerekmektedir.
İşletmelerde işleyişin bir düzen içinde olması adına bazı yöntemler uygulanır. Çalışma ve tatil saatlerinin belirlenmesi, çalışma ve iş tanımlarının belirlenmesi, ücretin belirlenmesi, kurum içi ve kurum dışı eğitimlerin belirlenmesi gibi pek çok planlama işletmeler tarafından yapılır. İşletmelerin yaptıkları bu planlama ve düzenlemelerin yanı sıra personellerin de çalışma saatlerine, görevlerine ve düzenlemelere dikkat etmesi gerekmektedir. Personellerin ve işletmenin karşılıklı olarak birbirlerine sorumlulukları olduğu unutulmamalı ve bu düzenin sağlanması için belirli planlamalar oluşturulmalıdır.
Bu uygulamalardan birisi de puantaj oluşturmaktır. Bildiğiniz üzere her çalışma alanında her birey için farklı çalışma saatleri söz konusudur. Puantaj sistemi personellerin çalışma saatlerinin takip edildiği, çalışanların hak ettiği ücreti alması ve çalışma saatlerinde oluşabilecek aksilikleri en aza indirmek adına yapılan bir sistemdir. Bu sistemin genel gayesi personelin işe giriş ve çıkışlarının kayıt altına alınmasıdır. Bu alınan kayıtlara göre personel maaşı belirlenir. Bu sistemde herhangi bir hata oluşmaması için belirli bir cetvel üzerinden yapılır. Puantajın hesaplanması üzerine yapılan tablo, şema vb. materyal puantaj cetveli olarak adlandırılır.
Personeller işe giriş ve çıkışlarında puantaj cetveli olarak adlandırılan tablo, şema vb. sisteme kendilerini kayıt ederler. Puantaj cetveli günlük, haftalık ya da aylık olarak kontrol edilebilir. Bu sayede işletme personelleri ve çalışma saatleri ile ilgili veri elde edebileceği gibi puantaj cetveline koyulabilecek ölçütler ile çalışmaların ve personelin verimi ile ilgili de bilgiye ulaşabilir.
Puantaj cetveli personellerin mesai saatlerinin bir düzen içinde işlendiği grafiklerdir. Personelin çalıştığı gün, ek olarak kaldığı mesailer, ücretli/ücretsiz izinler gibi birçok başlığı ele alır. Puantaj cetveli düzenli ve tertipli olmalıdır. Her ay düzenli olarak puantaj cetveli muhasebeciler tarafından işlenir ve bordro buna uygun olarak hesaplanmalıdır. Personellerin düzenli çalışması ve düzenli ücret alabilmesi için puantaj cetvelinin sürekli olarak ve dikkatle işlenmesi çok önemlidir.
Puantaj cetveli uygulaması sektörden sektöre farklılık gösterir. Puantaj cetvelleri manuel ve dijital olarak tasarlanabilir ve uygulanabilir. Manuel olarak puantaj cetvelleri tablo şeklinde defterler üzerinden yapılabilir.
Yapılan tablo manuel olarak imza veya işaretlemelerle personeller tarafından doldurulabilir. Fakat personel sayısı fazla olan işletmelerde bu durum zorluklar ve karışıklıklar yaşatabilir. Bu sebeple günümüzde dijital güçlenmenin de artmasıyla teknolojiden yararlanılıp, bu işlemin kolaylığı ve güvenliğini dijital puantaj cetvelleri ile sağlanabilir. İşletmelerde popüler olarak uygulanan dijital yöntemler “ Elektronik Kart”, “Parmak İzi Okutma” ve “Yüz Okuma” olarak ayrılır. Personellerin bilgisayarlarındaki sistemlerden online olarak puantaj cetveline işaretleme yapabilmesinin yanı sıra elektronik kart, personel sayısı fazla olan işletmelerin kart okutarak takibini sağladığı yöntemdir. Personeller işe giriş ve çıkışlarında elektronik kartlarını sisteme okutarak kullanırlar. Parmak izi okutma ise bir diğer dijital yöntemdir. Personeller giriş, çıkış saatlerinde sistemsel cihazlara parmak izlerini okutarak belirlenirler. Puantaj cetvelinde bir diğer seçenek ise yüz tanıma yöntemidir. Bu da elektronik kart ve parmak izi okutma gibi sistemin bireyin giriş ve çıkış saatlerini çalışanların yüzlerini tanıyarak belirlemesidir.
Manuel tekniklerde oluşabilecek hatalar dijital yöntemlerde oldukça aza indirilmeye çalışılmıştır. Dijital puantaj cetvellerinde kişiselleştirilmiş yüz tanıma, parmak izi ve kart kullanımı manuel sistemde oluşacak personellerin birbirleri yerine işaretleme yapması gibi yanlışlıklara engel olmaktadır. Ayrıca dijital puantaj cetvelleri inografik ortamda hazır grafik destekli olarak işletmenin önüne sunulacağı için daha kolay ve anlaşılır halde veriler vermektedir. Dijital puantaj cetvelleri bu sebeplerden dolayı çok fazla sayıda personeli olan şirket ve işletmelerin tercihi haline gelmektedirler.
