İş Akış Türleri

1. Anlık (ad-hoc) iş akışları: Satış teklifi, ürün tasarımı gibi daha çok işbirliği gerektiren ve kararların otomasyondan çok insan ilişkileri ile yürütüldüğü işler gibi genellikle tek seferlik, belirli bir sırası olmayan işleri ele alır.
2. Yapısal iş akışları: İş kurallarına bağlı olarak tanımlanmış olan tekrarlanabilir işlerdir. İki alt başlıkta incelenebilir.
3. İdari iş akışları: Satın alma sipariş takibi, izin ve seyahat takibi gibi organizasyonların form tabanlı idari işlemleri için kullanılmaktadır.
4. Üretim / İşlem iş akışları: Üst seviye yapısal özellikler taşıyan ve veri tabanı entegrasyonu olan kritik sistemlerde kullanılmaktadır.

İş Akış Yönetimi Nedir?

İş akış yönetimi (İng. Workflow Management), iş akışının yönlendirmeden kontrole, dolayısıyla gözetime kadar tanımlaması ve planlamasıdır. Bu kapsamda iş akış yönetiminin görevleri; iş akışının modellenmesi, iş akışı işleminin yönlendirilmesi ve İş akışı işleminin gözetim ve kontrolüdür. İş akış yönetim sistemi, iş akışlarını yazılım aracılığıyla tanımlayan, yöneten ve çalıştıran bir sistemdir. Orta ve büyük ölçekli işletmeler iş akış yönetimi sistemlerinden yararlanır.

Günümüzde bir iş akışı yönetim sisteminin aşağıdaki özelliklere sahip olması beklenir:

• Grafiksel bir iş akışı süreç tasarımcısı
• Kullanımı kolay bir form oluşturucu arayüzü
• Diğer platformlarla bağlantı kurmak için entegrasyon kanalları
• İş akışı katılımcılarını uyarmak için özelleştirilebilir bildirimler
• İşlem verilerini ölçmek için raporlar ve analitik özellikler
• Rol tabanlı erişim kontrolü
• Kolay fiyatlandırma

İş akış yönetimi sistemlerinde en önemli kriterlerden biri, ilgili tüm çalışanların yetkileri dahilinde kolayca kullanabileceği ve raporlama yapabileceği bir uygulama olmasıdır. Web üzerinde de çalışan bir çözümün tercih edilmesi, sisteme zamandan ve mekandan bağımsız erişilebilmesine imkan sunar. Ayrıca, işletmedeki ERP ve benzeri sistemlerle entegrasyon imkanı da iş akış yönetimi sisteminin daha verimli çalışmasını sağlamaktadır.

İş Akış Yönetiminin Faydaları

• İş süreç verimliliği artar
• Süreçler standart yapıya kavuşur
• Hizmet kalitesini artırır
• Katılımcılara herhangi aracıya gerek kalmadan ilgili oldukları vaka hakkında bilginin doğrudan ulaşabilmesini sağlar
• İşlerin tanımlı kurallara bağlı olarak katılımcılara otomatik atanmasını sağlar
• İşlerin iş akış sırasına uygun olarak atanmasını sağlar
• Süreç izleme işleminin otomatik hale getirilmesini sağlar