Kurumsal iş yazılımları pazarında birbirinden farklı ERP lisanslama modelleri bulunmaktadır. ERP yazılımlarının büyük bir kısmı müşterilerine tek tip modelle lisanslama yaparken az bir kısmı ise karma lisanslamayla farklı modelleri, aynı anda, seçenek olarak müşterilerine sunabilmektedir.

Aşağıdaki örnekler hem ERP lisanslama modellerinin anlaşılmasına hem de doğru lisanslama modelinin seçimine katkı sağlayacaktır.

ERP Lisanslama Modelleri

1. On-Premises Lisanslama

Premises İngilizcede “şirket binası, taşınmaz mülk vb.” anlamlarına gelmektedir. Buradan hareketle, On-Primises ise “şirketin kendi binasında” gibi bir anlamı karşılamaktadır. On-Primises ERP lisanslamalarında yazılım sistemi müşterinin kendi bünyesindeki sunucuya kurulmaktadır. Aynı zamanda, müşterinin kendisine özel olarak kiraladığı sanal sunuculara yapılan kurulumlar da bu kapsamda değerlendirilmektedir.  

On-Primises ERP lisanslama modelinde sistemin kurulacağı sunucuyu ve veri tabanı, alt yapı sistemleri vb. gibi tüm alt yapı unsurlarını hazır hale getirmek sistemi satın alan işletmenin yükümlülüğündedir. Bununla birlikte, bu sunucuların güvenliğinin sağlanması, sunucunun erişilir ve işler halde tutulması, sistem ve veri yedeklemelerinin yapılması, felaket kurtarma çözümlerinin üretilmesi vb. işleri de yine alıcı işletmenin kendi IT ekiplerince ve bu sistemi satın aldığı parti servis sağlayıcılar tarafından yapılmaktadır. Yani, yazılım firmasının bu konuda herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır.

2. Kalıcı Lisanslama (Perpetual Licensing)

Bu lisanslama modelinde işletme ERP sisteminin kullanım lisansını satın alır ve süresiz olarak bu kullanım hakkını sürdürür.

Bu modelde, bazı yazılım firmaları lisanslamayı “sunucu bazlı” yaparken bazıları ise “kullanıcı bazlı” yapmaktadır.

2.1. Sunucu Bazlı Kalıcı Lisanslama

Sunucu bazlı lisanslama, sunucuya (sunucudaki tek bir ürün kurulumuna) yapılır. Bu lisanslama modeli, sisteme istediğiniz sayıda kullanıcıyı herhangi bir ek lisans ödemeye gerek kalmadan eriştirme imkanı sunmaktadır.

Sunucu bazlı lisanslama; orta ve büyük ölçekli işletmeler, kullanıcı sayısı hızla artabilecek hızlı büyüyen işletmeler, grup şirketleri ve holdingler için en uygun lisanslama modelidir.

2.2. Kullanıcı Bazlı Kalıcı Lisanslama

Bu modelde lisans satış fiyatı sisteme erişecek olan kullanıcı sayısına göre belirlenmektedir. Sisteme her yeni kullanıcı eklenmesi ek lisanslama gerektirir. Dolayısıyla, önce kullanıcı için ek lisans satın alıp sonra sisteme eriştirmek gerekmektedir. Aynı zamanda, bu modelde lisans veren şirketin belli periyotlarda sunucunuza erişip sistemdeki kullanıcı sayılarını denetleme ve tespit edilmesi halinde ek kullanıcılar için ek bedeller isteme hakkı bulunmaktadır.

Kullanıcı bazlı lisanslamada sisteme erişen kişi sayısı esas alınır. Yani, lisanslama kullanıcı adına yapılmamaktadır. Böylelikle, işten çıkan bir çalışanınızın yerine gelecek yeni çalışan, var olan kullanıcı hakkınız üzerinden sisteme eriştirilebilecektir.

Kullanıcı bazlı lisanslama ile operasyonu büyük olsa da kullanıcı sayısı az olan orta boy işletmeler ve küçük işletmeler, kullanıcı bazlı lisanslama ile ilk lisans yatırım maliyetlerini düşürebilirler.

Kalıcı Lisanslamanın Avantajları ve Dezavantajları

Avantajları

• Yazılımı süresiz bir şekilde kullanma ve denetleme hakkı,

·         Yazılım üzerinde istediğiniz kod geliştirimlerini ve özelleştirmeleri yapabilme imkanı,

• Yazılımı kendi yerel hizmet bilgisayarınızda internete açık olmadan da kullanabilme.

Dezavantajları

• Lisans maliyeti diğer modellere göre daha yüksektir ve yazılım satın alınırken ödenir,

·         Tüm alt yapı tedariki ve yönetimi yazılımı satın alan işletmeye aittir. Bu da ek maliyetler oluşturmaktadır,

• Satın alınan sistemi güncel tutmak (teknolojik değişimlere ve yasal güncellemelere uygun) ve yeni versiyonlarına sahip olmak için upgrade bedelinin ödenmesi veya yıllık yenileme-bakım paketi satın alınması gerekmektedir.

3. Lisans Kiralama / Abonelik (Subscription Based Licensing)

Bu lisanslama modelinde sistem, aynı kalıcı lisanslamadaki gibi müşterinin kendi sunucularına veya kiraladığı bir sanal sunucuya kurulmaktadır. Kalıcı lisanslamadan temel farkı kullanım hakkının sadece abonelik süresince müşteriye verilmesidir. Yani, kalıcı bir lisans hakkı doğurmamaktadır.

Altyapıya ve sunucu yönetimine ilişkin tüm sorumluluklar kalıcı lisanslamada olduğu gibi müşteriye aittir. Lisans veren şirket sadece yazılımı işletmeye kiralar ve periyodik olarak bu kira bedelini faturalandırır. Kiralar, aylık bazda olabileceği gibi genellikle 12 aylık toplam bedelin daha düşük bir rakamla yıllık olarak faturalandırılmasıyla peşin olarak ödenmektedir.

Kiralama lisanslamaları da kalıcı lisanslamalar gibi sunucu veya kullanıcı bazlı olabilmektedir. Dolayısıyla, yukarıda sunucu veya kullanıcı bazlı lisanslama modelleri için sayılan tüm özellikler kiralama modelinde de geçerlidir.

Lisans Kiralamanın Avantajları ve Dezavantajları

Avantajları

• Yazılımın tüm yönetiminin işletme elinde olması,

·         Yazılım üzerinde istediğiniz kod geliştirimlerini ve özelleştirmeleri rahatlıkla yapabilme imkanı,

• Yazılımı kendi yerel hizmet bilgisayarınızda internete açık olmadan da kullanabilme,

·         İlk yatırım maliyetiniz düşer,

• Kiralama devam ettiği sürece yazılımın tüm güncellemelerinden ücretsiz faydalanabilme hakkı.

Dezavantajları

• Tüm alt yapı tedariki ve yönetimi yazılımı satın alan işletmeye aittir. Bu da ek maliyetler oluşturmaktadır,

·         ERP yazılım sistemleri uzun vadeli yatırımlardır. Uzun vadede hesaplandığında kiralama modelindeki lisans maliyeti kalıcı lisans satın alma bedelinden daha yüksek rakamlara çıkabilir.

4. Bulut Lisanslama (SaaS)

Dilimizde Bulut Lisanslama olarak bilinen, uluslararası alanda ise daha çok SaaS (Software as a Service) ya da On-Demand lisanslama olarak anılan bir lisanslama modelidir. Bu modelde, yazılım bir ürün olarak değil hizmet olarak müşteriye sunulur ve müşteri yazılımı kullandıkça bedelini öder. Aynı zamanda, bu modelde, müşteri kendi sunucusuna veya bilgisayarına hiçbir şey yüklemeye ihtiyaç duymadan sadece internet üzerinden erişerek yazılımı kullanabilmektedir.

Yazılım sistemi, yazılım hizmetini sunan firmaya ait sunucularda barındırılır. Bu sunucunun yapılandırılması, 7/24 erişilebilir olmasının sağlanması, felaketlerden korunması, sunucu için gerekli tüm güvenlik önlemlerinin alınması, performansının izlenmesi, bakımının yapılması, yedeklerin alınması gibi tüm faaliyetler yazılım hizmetini sunan firma tarafından yapılır. Yazılımı kullanan müşterinin bu konuda herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır.

Bulut lisanslamalar kullanıcı bazlı, depolama alanı bazlı veya yazılım üzerinde gerçekleştirilen işlem sayısına vb. bağlı olarak fiyatlandırılabilmektedir.

Bulut lisanslama modelinde iki farklı yapı söz konusudur:

4.1. Multi-Tenant

Sözcük anlamı olarak “çok kiracılı” anlamına gelen bu kelimenin yazılım dünyasındaki karşılığı, yazılımın sunucu üzerindeki tek bir kurulumunun birden çok kiracıya (yani şirkete veya kullanıcıya) hizmet verebilmesidir. SaaS lisanslama modelinde temel olarak Multi-Tenant bir yapıda yazılım hizmeti sunulmaktadır. Bu modeldeki temel endişe güvenlik olsa da hizmeti sunan firma bu konuda tüm güvenlik önlemlerini alarak bir kiracının diğer kiracının verisine ulaşmasını önlemektedir.

4.2. Single-Tenant (Private SaaS)

Yazılım hizmetinin kuruma/müşteriye özel bir kurulum üzerinden sunulmasıdır. Bu lisanslama modelinin On-Premise’den farkı tüm altyapı yönetiminin ve maliyetinin yine yazılım hizmeti veren firmanın sorumluluğunda olmasıdır.

Bulut Lisanslamanın Avantajları ve Dezavantajları

Avantajları

• Yatırım maliyetini en aza indirir, kullandıkça yazılıma para ödenir,

·         Memnun kalınmadığında kolaylıkla kullanmaktan vazgeçilebilir,

• Kurumsal iş yazılımlarını barındırmak ve yönetmek için gerekli tüm altyapı yatırımını veya giderlerini sıfıra indirir,

·         İnsan kaynağından tasarruf ettirir,

• Yazılımın tüm güncellemeleri ve yeni fonksiyonları ek bedel gerektirmeksizin kullanıma sunulur. Sizi yıllık yenileme, upgrade bedellerinden kurtarır,

·         Kullanıcı sayısı azaldığında ödenen bedel de azalır.

Dezavantajları

• Sistemin yönetimi %100 size ait değildir.

·         Multi-Tenant SaaS sistemlerinde sistemi kendi işinize göre yapılandırabilirsiniz ancak bunun ötesinde özelleştirmeler yapamazsınız.

• Sadece internet erişimi ile kullanıldığı için internetin kesildiği durumda yazılıma veya verinize ulaşma şansınız olmaz.

·         Muti-Tenant SaaS sistemlerinde ürün güncellemeleri otomatik yapılır ve sizin bu konuda bir kontrolünüz olmaz.

• Ürünü kullanmaktan vazgeçtiğinizde verilerinizi yedeklemek amacıyla belli formatlarda dışa aktararak saklar veya başka bir çözüme aktarırsınız ancak yazılımın ara yüzünden verilerinize bir daha ulaşamazsınız.

·         Kullanıcı sayısı, veri yükü veya işlem hacmi arttıkça maliyetiniz artar.

Bulut lisanslama modelleri; Startuplar, küçük işletmeler, genel işleyişinde çok fazla özelleştirme gerektirmeyen süreçlere sahip işletmeler,  operasyonu büyük olsa da az kullanıcısı olan orta boy işletmeler, IT departmanı veya insan kaynağı olmayan veya olmasını istemeyen işletmeler, organizasyonlar için en uygun lisanslama modelidir denilebilir.