ERP yazılımları, işletmenin tüm iş süreçlerini kapsayan, bunun yanında iş akışı ve iş disiplinleriyle desteklenen uygulamalardır. Karmaşık bir yapıya sahip olan ERP yazılımları, işletmelerin ERP uygulamalarını geliştirmeye odaklanmasını gerektirmiştir.

ERP Kurulum ve Uygulama Süreci

ERP yazılımları uygulamaya başlanmadan önce doğru bir planlama ve sistem analizi yapılmalıdır. ERP sistemi işletmenin bütün departmanlarının birbiriyle entegrasyonunu sağladığından kurulumu oldukça kompleks bir olaydır.

1. Kurulum Öncesi

İşletmeler, bir ERP yazılımını uygulamaya geçmeden önce aşağıdaki soruları cevaplamalıdır;

• Biz kimiz?
• Nereye gidiyoruz?
• Nereye varmak istiyoruz?
• Varmak istediğimiz noktaya nasıl ulaşabiliriz?

ERP sistemi kurulmadan önce; sistemin özellikleri belirtilmeli, ön eğitim çalışmaları ve örnek uygulamalar incelenmeli, analiz sonucunda uygun olmayan fonksiyonlar gözden geçirilmeli ve işletme bünyesine adaptasyonu tartışılmalıdır. Bunlara ek olarak, katma değer yaratmayan faaliyetler tespit edilmeli ve ERP sistemlerinde bu faaliyetlerin ortadan kaldırılması için ihtiyaç duyulan fonksiyonlar belirlenmelidir.  

2. Kurulum

ERP kurulumu proje yönetimi yaklaşımı ile ele alınmaktadır. Bu faaliyetler oldukça disiplinli ve takım yönetimli çalışmalardır. Proje yönetim uygulama faaliyetlerini proje müdürü yürütmektedir. İşletme lideri, başkan veya genel müdür projenin liderliğini ve sponsorluğunu üstlenmektedir. Proje yöneticisi için bu uygulamada çalışanlar proje ekibinin üyeleridir.

Kurulum ekibinde çalışan üyelerin en az iki yıllık bir deneyime sahip olmaları, şirketin misyon ve vizyonunu iyi benimsemiş olmaları, sistemden beklentilerini iyice belirlemiş olmaları ve diğer üyelerle koordineli çalışmaları beklenir.

Aşağıdaki tabloda ERP yazılımlarının kurulumu ve uygulanmasında etkili olan faktörler açıklanmıştır;

            Tablo I: ERP yazılımlarının kurulumu ve uygulanmasında etkili olan faktörler

ERP Kurulum Aşamaları

Başarılı bir ERP kurulumu için aşağıdaki adımlar izlenmelidir;

• Seçilen ERP yazılımının beklentileri karşılayacağından emin olunması gerekmektedir.
• Yazılım yüklenmeden önce donanımın güvenli olup olmadığından emin olunması gerekmektedir.
• Yazılım tedarikçisi olan firmanın teknik destek ekibinden bir elemanın yazılımın uygun çalıştığını test etmesi gerekmektedir.
• Yazılım sistemiyle ilgili bilinmesi gerekenler konusunda kullanıcılara gereken eğitimin verilmesi gerekmektedir.
• Kullanıcıların yazılım sistemini daha iyi algılamaları için çeşitli denemeler yapması gerekmektedir.
• Eğitim aşaması bittikten sonra herkesin ihtiyaç duyduğu bilgiye erişimini sağlamak için gereken güvenlik ve izin protokollerinin kurulması gerekmektedir.
• Tüm veri bağlantılarının etkin ve sağlam bir şekilde yapıldığından ve verilerin doğruluğundan emin olunması gerekmektedir.
• Başarılması istenen hedefler ve bu hedeflerin nasıl başarılacağını gösteren adımlar bir akış şeması formatında belgelendirilmedir.
• Tüm organizasyonun etkileşimli bir hale getirilmesi gerekmektedir.

3. Uygulama

Uygulama, proje ekibinin görevlerini yapabilir hale gelmesi için eğitilmesi ile başlar. Eğitimler sonucunda ekip üyeleri, nasıl yol alınıp ilerleneceği ve fonksiyonların ayrıntıları konularında bilgi sahibi olurlar.

ERP Uygulamasında Başarılı Olabilmek İçin Gerekli Olan Faktörler

• Üst yönetimin desteği ve kararlılığı
• Bütün departman yöneticilerinin yeni sisteme olan inancı
• Her departmanın yürütme faaliyetlerinde deneyimli bir çalışanını görevlendirmesi
• İşletmenin değişime, yeniliklere ve takım çalışmasına açık olması
• Kalifiye danışmanlar ile çalışılması
• ERP uygulama sürecinde tecrübeli bir proje yöneticisi ile çalışılması

4. ERP Kurulumu Sonrası Yapılan Çalışmalar

ERP sistemini kuran işletmeler kurduktan sonra iyileştirme çalışmaları yaparlar. Birçoğu, süreci standartlaştırmaya ve sistemi mükemmelleştiren diğer araçları eklemeye odaklanır.

Bu çerçevede işletmeler; ERP yazılımını üst sürüme yükseltmek, sistemi internete taşımak, programları müşteri ihtiyaç ve talepleri doğrultusunda iyileştirmek, maliyet tasarrufu yapmak, tedarikçi firmadan yenilikler ve değişikler istemek gibi uygulamalara başvururlar.