Personel özlük dosyası, bir kişinin bir işe başvururken kesinlikle hazır bulundurması gereken belgelerin başında gelir. Bu dosyanın içeriği oldukça geniştir ve farklı iş yerleri için çeşitli gereksinimler bulundurur. Kan grubundan adli sicil kaydına birçok çeşitli belge bulunduran bu dosya, işverenin işini oldukça kolaylaştırır. Personel özlük dosyasının işyerinin yapısına göre farklılık göstermesi oldukça doğaldır. Bir işçi hakkında bilmesi gereken şeylerin büyük çoğunluğunu barındıran Personel Özlük Dosyası özel bilgiler de bulundurmaktadır. Bir işçi işe başladığı ilk gün personel özlük dosyasını iş yerine teslim etmelidir. Bu yazıda sizlerle personel özlük dosyaları hakkında bilmeniz gereken her şeyi paylaşırken bu dosyaların içeriklerinin iş yerlerine göre nasıl değiştiğinden bahsedeceğiz.
Personel özlük dosyası tüm kariyeriniz boyunca sizinle olacaktır bu yüzden içeriğini doğru bilmeniz ve dosyada gerekli güncellemeleri zamanında yapmanız çok kritiktir. Ayrıca personel özlük dosyasına sahip olmanız ve bu dosyayı doğru şekilde güncellemeniz yasalar gereği zorunludur. Eğer personel özlük dosyanız kontrol edildiğinde dosyanız yetersiz olursa para cezasıyla karşılaşırsınız. Bu kadar önem taşıyan bir dosyanın da doğru şekilde güncellenmesi büyük önem taşır. Bu yüzden gelin biraz da içeriğini inceleyelim.
Personel özlük dosyasının içeriğinin nasıl değiştiğinden zaten bahsetmiştik. Yine de çoğu personel özlük dosyasının içeriğinde bulunan aynı belgeler vardır. Bu belgeler şunlardır:
-Adli Sicil Kaydı
-Diploma Fotokopisi
-Sağlık Raporu
-İkemetgah Belgesi
-SGK işe giriş bildirisi
-Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
-İş Sözleşmesi
Bu belgeler genellikle bütün personel özlük dosyalarında yer bulur. Bunların yanı sıra vesikalık fotoğraflar ve askerlik durumu gibi belgesi gibi şeyler de sık sık görülmektedir. Öte yandan belirli işler için belirli belgeler de Personel Öz Dosyasında yer bulur. Buna örnek olarak şoförlük yapacak biri için ehliyet ya da haftalık çalışma çizelgeleri gösterilebilir. Bunlar başlayacağınız işe göre büyük değişimler gösterebilir.
Tüm bunların yanı sıra personel özlük dosyanızda çalışma sürecinizde bulundurmanız gereken belgeler şunlardır:
-İmzalı ücret bordroları
-İstirahat ve İş Görmezlik raporları
-Yıllık ücretsiz izinlerin belgeleri
-Gerçekleşmeleri durumunda iş kazası Raporları
-Hamilelik ve benzeri izin durumları belgeleri
Bu belgelerle çalıştığınız süre boyunca personel özlük dosyanızı güncel tutabilirsiniz. Böylece potansiyel denetlemelerde herhangi bir sorun yaşamazsınız. Dosyanız iş yerinize göre farklılık gösterse de bu tarz belgeler standarttır ve her ne işte çalışıyorsanız çalışın büyük ihtimalle bu tarz belgelere ihtiyacınız olacaktır. Bu yüzden bunları düzgün bir şekilde takip edip dosyalamak hem sizin yararınıza olacak hem de iş yerinin düzgün bir şekilde çalışmasına yardımcı olacaktır.
Personel Özlük Dosyası, sadece işe giriş sürecinizi belgelemek adına hazırlanan bir dosya değildir. O işte çalıştığınız tüm süreci belgeleyecek bir dosyadır. Yani işe başladığınız ilk günden işten ayrıldığınız son güne kadar personel özlük dosyasında değişimler yapmanız gerekebilir. Örneğin istifa etmek istiyorsanız istifa dilekçenizi de personel özlük dosyasına eklemelisiniz. İşinizden ayrılmanız durumunda dosyanızda bulunması gereken şeyler hemen hemen şunlardır:
-Fesih Bildirimi
-İhbarname ve ibraname
-SGK işten ayrılma belgesi
-Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları
-Çalışma belgesi
Bunlar gibi işten ayrılma belgeleri çoğu yerde standarttır. Bu yüzden personel özlük dosyanızda kesinlikle bulunması gerekir. Sizin tüm kariyerinizi belirleyecek ve ışık tutacak olan personel özlük dosyanıza tüm iş hayatınız boyunca önem vermeniz gerekmektedir. Hem bir işe girerken hem de işten çıkarken doğru şekilde doldurmak sıradaki işleriniz için de büyük önem sarf etmektedir. Personel özlük dosyası hakkında bilgili olmak ve bu dosyayı doğru şekilde güncellemek kariyeriniz için fazlasıyla oldukça kritiktir.
